ماتریس اولویت بندی آیزنهاور

ماتریس اولویت بندی آیزنهاور

گاه در طول روز با کار هایی رو به رو می شویم که برایمان خیلی اهمیت دارد ولی بنا به دلایلی آن را هنوز انجام نداده ایم. گاه نیز وقتی به روز های گذشته خود می نگریم متوجه می شویم که کار های زیادی انجام داده ایم که چندان هم مهم و یا فوری نبوده اند و صرفا به علت نداشتن برنامه ریزی صحیح و اولویت بندی صحیح، به انجام آنها مشغول بوده ایم. در این مقاله قصد داریم با معرفی ماتریس اولویت بندی آیزنهاور به حل مشکلات این چنینی بپردایم.

تاریخچهاولویت بندی

وقتی صحبت از تصمیم گیری و اولویت بندی کارها می شود حتما اسم ماتریس آیزنهاور به گوش خواهد رسید. دوایت آیزنهاور یک ژنرال در ارتش آمریکا بوده و هم‌چنین به‌عنوان سی‌وچهارمین رئیس‌جمهور آمریکا از سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ به مدت هشت سال در این کشور بالاترین مقام را داشته است. او در جنگ جهانی دوم به عنوان ژنرال ۵ ستاره ارتش آمریکا و فرمانده ارشد ارتش، استراتژی‌های جنگ را برای نفوذ به اروپا طراحی می کرد. آیزنهاور باید دائما روی مسائل مختلفی تمرکز می‌کرد و هر روز وظایف و کارهای سنگین و گسترده ای را انجام می‌داد. این باعث شد تا او در نهایت روش مشهور و ابداعی آیزنهاور را پایه‌گذاری کند.

ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه انجام فعالیت هایمان را اولویت بندی می کند؟

برای قرار دادن کارها در ماتریس آیزنهاور باید توجه داشت که این ماتریس دو ستون با نام های فوری و غیرفوری و دو سطر با نام های مهم و غیرمهم دارد که به شکل زیر تقسیم بندی می شود. هر چه به سمت راست حرکت کنیم به ستون هایی میرسیم که انجام فعالیت هایشان فوریت بیشتری دارد و هرچه به سمت بالا حرکت کنیم به سطرهایی خواهیم رسید که انجام فعالیت هایش از اهمیت بیشتری برخوردار است. (کارهای مهم و با اهمیت با اهداف ما در ارتباط هستند.)

اولویت بندی

تقسیم بندی سطر ها و ستون ها به چهار دسته:

دسته اول:

کارهایی که مهم و فوری هستند و در اولویت تصمیم گیری قرار میگیرند.

دسته دوم:

کارهای مهم و غیرفوری هستند که برای انجام آن ها باید برنامه ریزی مطمئنی داشت و می توان در طول مدت زمان معینی انجام داد. اما توصیه می شود که در صورت امکان برای آسوده شدن خیال پس از انجام کارهای دسته اول انجام شوند تا ذهن و فکر ما را مشغول به خود نگه ندارد و اجازه ندهیم وارد دسته اول شوند.

دسته سوم:

کارهایی است که غیرمهم اما فوری هستند. در صورتی که میتوان انجام این کار را به عهده کسی دیگر سپرد که انجام این کار برای او مهم است، بهتراست. (از آنجایی که انجام این کار برای ما مهم نیست اما فوری است بدین معنی است که برای شخص یا نهاد دیگری مهم است) درصورتی که نتوانیم این کار را به شخص دیگری واگذار کنیم حتی می توان به حذف کردن آن نیز فکر کرد اما ممکن است عواقبی داشته باشد مثلا در روابط ما با دیگران و مسئولیت پذیری ما اثر منفی گذارد که گاهی اوقات به اهمیت انجام این کار می افزاید. بنابر قضاوت خودتان اگر در شرایط سختی قرار دارید می توانید انجام این کار را در صورتی که نتوان به کسی محول کرد، نادیده گرفت.

دسته چهارم:

کارهای غیرمهم و غیرفوری هستند که بایستی آن ها را حذف کرد و سریعتر ذهن خود را از این دسته پاک کرد.

چند نکته و تذکر مهم:

  • هرچقدر در انجام کارهای مهم و غیرفوری اهتمام بورزید حجم کارهای مهم و فوری شما سبک تر می شود. و دیگر انجام کارهای مهم به لحظه آخر کشیده نمی شود و با کیفیت بهتر انجام می شوند. در واقع دسته یک (مهم و فوری) دسته ای است که اگر کاری در آن قرار میگیرد آن کار اورژانسی است و آژیر خطر به صدا درمی آید. بیشترین اضطراب ها، نگرانی ها و دغدغه های ذهنی ما حاصل از کارهای دسته اول است.
  • اگر به اندازه کافی روی کارهای دسته دوم وقت نگذارید مشکلاتی پنهانی دیر یا زود به سراغ شما خواهد آمد. و کارهای مهم غیرفوری به کارهای مهم و فوری تبدیل می شوند و ممکن است که شرایطی بحرانی و غیراستاندارد برای ما به وجود آورند.

بررسی یک آفت مهم : اهمال کاریماتریس اولویت بندی آیزنهاور

دوری کردن از اهمال کاری یکی دیگر از مواردی است که باید در حین اجرای برنامه هایمان به آن توجه داشت. اهمال کار شخصی است که کارهای مهم و ضروری را که زحمت بیشتری دارند و یا لذت کمتری از آن ها میبرد به تعویق انداخته و به جای آن سراغ کارهایی می رود که زحمت کمتر و یا لذت بیشتری دارند. مثلا دانش آموزی کتاب داستانی را از مدرسه هدیه گرفته است و برنامه ریزی کرده است که آن را بخواند اما چون خیلی به آن علاقه ای ندارد به تعویق می اندازد. حال همین فرد در نزدیکی شب امتحان به سراغ خواندن این کتاب می رود چون نسبت به مطالب امتحان برای او جذاب تر است؛ اما ممکن است این شخص در بلند مدت از هدف هایی که در نظر گرفته است به مرور و بدون اینکه متوجه شود فاصله بگیرد و ضربه بخورد.

پیامدهای منفی اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها

  • انتقال فعالیت‌ها از باکس “مهم و غیرفوری” به باکس “مهم و فوری” و ایجاد بحران و یا احساس بحران در پی پر شدن باکس فعالیت‌های “مهم و فوری”
  • استرس و اضطراب در حین انجام کارها به دلیل کمبود زمان و نزدیک شدن به مهلت نهایی کارها
  • احساس گناه
  • کاهش سلامت و ضعیف شدن سیستم ایمنی بدن
  • احتمال افسردگی و کم خوابی
  • کاهش راندمان و بی کیفیت شدن خروجی کارها
  • انجام نشدن کارها در زمان معین شده
  • تحمل هزینه‌های مالی و روحی ناشی از به تاخیر انداختن کارها
  • کاهش قدرت تصمیم‌گیری و افزایش نرخ تصمیمات اشتباه و در پی آن کاهش عزت نفس
  • رسوب انبوه کارهای رهاشده و نیمه‌کاره و ایجاد مشغله ذهنی

جهت مشاهده مقاله “نحوه تصمیم گیری” کلیک کنید.

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.